Privacy-verklaring - Accordeonorkest Losser

Ga naar de inhoud

Privacy-verklaring

Privacy-verklaring inz. AVG - wetgeving

Accordeon Orkest Losser
( Algemene Verordening Gegevensbescherming / nieuwe Privacywetgeving miv 25-5-2018)
 
Persoonlijke gegevens worden door het Accordeonorkest Losser (hierna te noemen AOL) met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld om de wet op een goede manier toe te passen binnen onze vereniging.

1       Doel persoons/lid-gegevens bewaren
AOL maakt uitsluitend gebruik van de lid-gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn:
de uit te voeren administratie ten behoeve van het AOL orkest.
Er worden geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt.
De gegevens worden digitaal beheerd en bewaard door de secretaris en/of de penningmeester.
Door de penningmeester worden debiteurenadministratie/gegevens beheerd en bewaard voor het innen van de contributie van leden ten behoeve van de AOL

2       Toestemming leden voor gebruik gegevens
Gegevens of wijzigingen voor de administratie van AOL worden door leden zelf verstrekt aan de secretaris en/of penningmeester.
De door leden verstrekte gegevens blijven binnen de [actieve administratie*] van AOL in een ledenbestand staan zolang het lidmaatschap van het lid loopt. Het ledenbestand is gekoppeld aan het een geautomatiseerd administratieprogramma welk alleen inzichtelijk is voor de penningmeester.
Gegevens zijn alleen voor de “actieve” leden inzichtelijk en worden niet aan derden verstrekt.

3       Gegevens oud leden
Gegevens van oud leden worden uit de actieve administratie verwijderd.
Echter de beperkte basisgegevens blijven alleen nog [statisch bewaard*] voor het organiseren van b.v. een reünie of specifieke uitnodigingen.
Hierbij gaat het dan alleen nog om de naam adres woonplaats en telefoonnummer / emailadres om oud leden te benaderen. De gegevens zijn alleen nog in te zien door de penningmeester.
De financiële gegevens worden maximaal twee jaar na het innen van de laatste contributie door de penningmeester bewaard en daarna verwijderd.

4       Welke gegevens worden door AOL verwerkt
Als bijlage is bijgevoegd een bestand “Gegevensmatrix”
Hierin is overzichtelijk vastgelegd wie welke gegevens verwerkt, gebruikt en kan inzien.

Ledenlijst
Betreft een overzicht met:  
voornaam, achternaam, emailadres en telefoonnummer en wie in welke commissie zit (functie) binnen de vereniging.
De ledenlijst wordt jaarlijks door de secretaris bij de Algemene Ledenvergadering mee gestuurd.
Dit is alleen inzichtelijk voor alle “actieve” leden en wordt beheerd door de secretaris en/of de penningmeester.

Adreslijst van leden
Betreft een lijst met:
voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, emailadres en telefoonnummer(s) binnen de vereniging. Wordt beheerd door de secretaris en/of de penningmeester.
Alleen in te zien door de actieve bestuursleden in verband met het innen van contributie en het uitvoeren van alle werkzaamheden ten behoeve van Accordeon Orkest Losser.
Gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Contributie en debiteurgegevens
Het betreft hier alleen de noodzakelijke financiële gegevens, welke door leden aan de penningmeester worden verstrekt om de contributie te kunnen innen.
Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk voor de penningmeester en worden door hem beheerd .

Social Media / Website
Op de website van AOL staan de gegevens van de actieve leden onder een beveiligd menu en zijn alleen in te zien door de actieve leden met behulp van een inlogcode en wachtwoord. De beide laatste worden beheerd door de penningmeester. Deze onderhoudt ook de inhoud van de website zelf.
Ook op de website met foto en naam wordt de samenstelling van het orkest met de huidige verdeling vermeld. Indien dit op bezwaren stuit zal een en ander worden aangepast al naar gelang de wens van de betrokken persoon.

*actieve administratie: administratie ten behoeve van AOL met actieve leden
*statisch bewaard :      van oud leden worden alleen nog zeer beperkte gegevens bewaard. Deze worden na vertrek niet meer aangepast..
 
 
H:AOL: privacy wet bescherming persoonsgegevens
01-05-2018 / BS


Basisgegevens
Welke gegevens
Zichtbaar
Beheerd
 
(bev. = beveiligd)
voor lid (bev.)
door penningmr
door secretaris
door voorzitter
door dirigent
Voornaam
XXXX
Achternaam
XXXX
Adres PC Woonplaats
XXXX
Telefoonnummer / mobiel nummer
XXXXXX
Emailadres
XXXXXX
Geboortedatum
XXXX
Functies




Overzicht bestuursleden
XX

Overzicht commissieleden
XX

Beeindiging en/of wijziging functie in commissie
XX

Financiëel




Lidmaatschap
X
X
Bankrekeningen
X
X
Factuurgegevens
X
X
Machtigingen
X
X
Wijze van inning
X
X





gebruikt programma voor verwerking gegevens




wat
wie
via
Basisgegevens verwerking
secr. / penningmr.
Davilex
Functie gegevensverwerking via
secr. / penningmr.
Davilex
Gegevens t.b.v. bestuurs- en algemene ledenvergadering
secretaris
Word
Financiele gegevensverwerking
penningmeester
Telebankieren
Terug naar de inhoud